Dentro del ámbito empresarial, predomina la idea de optimizar la productividad. En este contexto, las empresas hoy en día se centran en la estandarización de procesos, ya que facilita alcanzar eficiencia, calidad y coherencia en cada operación realizada.
Considerada de esa manera, la estandarización de procesos actúa como el pilar fundamental de cualquier empresa que desee delinear de forma clara y precisa sus actividades y procedimientos, con el propósito de ejecutar acciones de la misma forma en cada instancia.
Debido al crecimiento de estos tipos de procesos, AK Digital es una compañía especializada en transformación digital y busca establecer una cultura de innovación en las empresas, mientras incrementa su rendimiento. Si deseas entender la importancia de tener procesos estandarizados, sus ventajas y la manera de aplicarlos en tus negocios, no te pierdas esta información.
¿Qué es la estandarización de procesos?
Los procesos estandarizados son como una guía que siguen muchas empresas para llevar a cabo sus tareas de manera eficiente y uniforme. Consiste en establecer una secuencia de pasos seguidos, como un método, para cada actividad, que puede ser para la producción o, incluso, para la atención al cliente.
¿Qué ventajas ofrecen los procesos estandarizados?
Una inquietud persistente de los dueños es preservar la calidad de sus servicios. Con la estandarización de procesos, esta preocupación se minimiza, pues asegura que las actividades se realizarán de forma consistente. Además, estas son sus principales ventajas:
- Aumento de eficiencia: los flujos de trabajo se optimizan y se eliminan actividades innecesarias, incrementando así la productividad.
- Mejor calidad y consistencia: al seguir normas establecidas, se asegura resultados fiables, disminuyendo variabilidad y errores, lo que mejora notablemente la calidad del servicio y productos.
- Facilidad de instrucción: una guía clara y precisa permite que los nuevos empleados se adapten rápidamente.
- Ayuda a tomar decisiones: conocer el detalle en la ejecución de tareas contribuye a una toma de decisiones informadas y realistas, facilitando la resolución de potenciales problemas.
- Facilidad de implementación de cambios: al tener todo claramente organizado, es sencillo determinar el impacto de los cambios y mejoras propuestas.
¿De qué manera se lleva a cabo la estandarización de procesos?
Para estandarizar los procesos de una empresa, es importante considerar diversos factores, incluyendo las necesidades específicas de la organización. A continuación, se detallan los pasos más fundamentales:
Identificación de procesos clave
El primer paso es identificar los procedimientos más relevantes de la empresa. Para realizarlo, es beneficioso utilizar diagramas de flujo (básicos y multifuncionales) y mapas detallados, ya que permiten evaluar cada fase y tarea, identificando sus puntos fuertes, debilidades, cuellos de botella y hasta posibles áreas de mejora.
Definición de los objetivos
Determina qué deseas alcanzar en cada proceso (ya sea calidad, tiempo, costo, etc.). Una vez identificado, hay que elaborar documentos informativos que detallen los pasos, los responsables y los criterios de rendimiento. Finalmente, es fundamental establecer las KPI, ya que con ellas se evalúa el éxito de cada proceso.
Documentación, formación y comunicación entre equipos
Creación de manuales concisos, claros y detallados, fáciles de seguir y entender. En dichos manuales deben estar descritos cada uno de los pasos y tareas, de manera que sea fácil detectar una falla en caso que aparezca. Además, es útil para capacitar a los equipos involucrados, para que así cada uno sepa cuáles son los nuevos estándares. Para lograrlo, la comunicación es clave, por lo que es fundamental utilizar diversos canales de comunicación para mantener informados a todos (la nube es una herramienta).
Puesta en marcha
Es aconsejable comenzar con un programa piloto, introduciendo los nuevos procesos a pequeña escala, lo que permite corregir posibles problemas antes de extenderlos a toda la empresa. Además, es fundamental para una transición gradual, trasladando todo a una nueva estructura sin que se perciba demasiado el impacto.
Monitoreo y mejora constante
Cada cierto tiempo se deben evaluar las KPI para contrastarlas con los objetivos establecidos anteriormente. De existir desviaciones, se pueden identificar sus casos y tomar las medidas correspondientes para solucionarlas.
Estandarización de procesos con AK Digital: lleva tu empresa al siguiente nivel
Disponer de procesos estandarizados va más allá de tener tareas documentadas de manera homogénea. En esencia, implica contar con criterios de desempeño bien definidos, evaluar el éxito mediante métricas y especificar las responsabilidades concretas de los equipos involucrados.
Desde mejorar el flujo de trabajo hasta incrementar la satisfacción del cliente, la estandarización de procesos es crucial en el entorno actual, y compañías como AK Digital la hacen realidad. Esta firma domina las herramientas tecnológicas de integración que te permiten lograr eficiencia y optimizar la productividad de tu empresa mediante la optimización de procesos.
Si deseas descubrir cómo AK Digital puede impulsarte a subir tu empresa al siguiente nivel y aprovechar los procesos estandarizados, asegúrate de contactarlos a través de su sitio web.
