En el ámbito empresarial, el principal objetivo es aumentar la productividad. Con este propósito, hoy en día, las compañías se concentran en la estandarización de procesos, ya que esto facilita alcanzar eficiencia, calidad y uniformidad en cada operación.
Considerándolo de esa manera, la estandarización de procesos funciona como el pilar esencial para cualquier empresa que busque establecer con claridad y precisión sus actividades y procedimientos, con el fin de realizar todo de manera consistente en cada instancia.
Debido al crecimiento de estos tipos de procesos, AK Digital es una compañía especializada en transformación digital y busca establecer una cultura de innovación en las empresas, mientras incrementa su rendimiento. Si deseas entender la importancia de tener procesos estandarizados, sus ventajas y la manera de aplicarlos en tus negocios, no te pierdas esta información.
¿Qué significa la estandarización de procesos?
Los procesos estandarizados funcionan como una guía que diversas empresas utilizan para realizar sus tareas de forma eficiente y coherente. Implica establecer una serie de pasos estructurados, como un método, para cada actividad, ya sea en producción o incluso en el servicio al cliente.
¿Qué ventajas tiene disponer de procesos estandarizados?
Una preocupación constante de los propietarios es mantener la calidad de sus servicios. Con la estandarización de los procesos esta preocupación queda de lado, ya que te garantiza que las cosas se harán de igual manera. Además de eso, las siguientes con sus principales ventajas:
- Aumento de eficiencia: se optimizan los flujos de trabajo, eliminando actividades superfluas y elevando así la productividad.
- Mejor calidad y consistencia: siguiendo normas predefinidas, se obtienen resultados fiables, reduciendo la variabilidad y los errores, lo que mejora notablemente la calidad del servicio y los productos.
- Facilidad de instrucción: proporciona una guía clara y precisa que permite a los nuevos empleados adaptarse rápidamente.
- Ayuda a tomar decisiones: conocer detalladamente la ejecución de las tareas facilita la toma de decisiones informadas y realistas, agilizando la resolución de problemas potenciales.
- Facilidad de implementación de cambios: con todo organizado y detallado, es sencillo identificar cómo impactarán los cambios y mejoras previstos.
¿Cómo se lleva a cabo la estandarización de procesos?
Para estandarizar los procesos de una empresa, es importante considerar diversos factores, incluyendo las necesidades específicas de la organización. A continuación, se detallan los pasos más fundamentales:
Identificación de procesos clave
Lo primero que debe hacerse es conocer los pasos de los procesos más importantes de la empresa. Para llevarlo a cabo, es útil emplear diagramas de flujo (básicos y multifuncionales) y mapas detallados, ya que así podrás evaluar cada etapa y tarea, cuáles son sus puntos fuertes, débiles, cuello de botella e incluso oportunidades de mejora.
Formulación de objetivos
Determina lo que deseas alcanzar en cada proceso (calidad, tiempo, costo, etc.). Tras identificarlo, será esencial elaborar documentos informativos que detallen los pasos, los responsables y los criterios de rendimiento. Por último, es necesario establecer las KPI, ya que estas permiten medir el éxito de cada proceso.
Documentación, formación y comunicación entre equipos
Elabora manuales claros, concisos y detallados, que sean fáciles de seguir y entender. Cada pasos y tarea debe estar descrito, permitiendo la rápida identificación de fallas si surgen. Además, resultan útiles para capacitar a los equipos involucrados, asegurando que todos conozcan los nuevos estándares. Para conseguirlo, la comunicación es esencial, por lo que es crucial usar diversos canales de comunicación para mantener informados a todos (la nube es una herramienta valiosa).
Puesta en marcha
Se sugiere comenzar con un proyecto piloto, introduciendo los nuevos procesos en pequeña escala, lo cual permite corregir posibles inconvenientes antes de implementarlos en toda la empresa. Además, este enfoque es crucial para una transición gradual, asegurando que todo se adapte a la nueva estructura sin causar un gran impacto.
Seguimiento y mejora continua
Es necesario evaluar periódicamente las KPI para compararlas con los objetivos previamente establecidos. Si se encuentran desviaciones, se deben identificar sus causas y tomar las acciones necesarias para corregirlas.
Estandarización de procesos con AK Digital: lleva tu empresa al siguiente nivel
Disponer de procesos estandarizados va más allá de tener tareas documentadas de manera homogénea. En esencia, implica contar con criterios de desempeño bien definidos, evaluar el éxito mediante métricas y especificar las responsabilidades concretas de los equipos involucrados.
Desde la optimización del flujo de trabajo hasta alcanzar la satisfacción del cliente, la estandarización de procesos es esencial en el sector actual, y compañías como AK Digital lo hacen realidad. Esta empresa domina las herramientas tecnológicas de integración que permiten obtener eficiencia y maximizar la productividad de tu organización mediante la optimización de procesos.
Si deseas descubrir cómo AK Digital puede impulsarte a subir tu empresa al siguiente nivel y aprovechar los procesos estandarizados, asegúrate de contactarlos a través de su sitio web.
